Nu orice pierdere este de tip financiar, însă toate influențează profitul unei companii. Pentru evitarea posibilelor pierderi la birou, te poate ajuta un plan de anticipare și analiză a potențialelor riscuri de care te poți lovi pe parcursul dezvoltării afacerii tale.
În rândurile următoare, îți vom prezenta o metodă completă care ajută afacerile să își eficientizeze procesele și să își îmbunătățească rezultatele pe termen lung. Această metodă de business are la bază identificarea acelor activități interne care nu ajută în mod specific organizația și în cele din urmă, eliminarea lor – economisind astfel timp și resurse.
Metodologia Lean Manufacturing a fost dezvoltată pentru industriile producătoare, dar de-a lungul anilor s-a dovedit că poate fi aplicată cu succes și in domeniul serviciilor.
Principalele activități într-o organizație
Dacă privim în ansamblu toate activitățile desfăurate într-o organizație, acestea pot fi împărțite în trei mari categorii:
- Activități care aduc valoare clientului (cele pentru care ne plătește clientul);
- Activități care nu aduc valoare directă, dar sunt necesare (activități adiacente celor de mai sus);
- Activități care nu aduc valoare și nu sunt necesare.
Conceptul Lean se bazează pe identificarea și eliminarea activităților care nu aduc valoare și nu sunt necesare, acestea sunt considerate pierderi (risipă).
Într-o firmă producătoare (indiferent de domeniu) este relativ ușor să identificăm aceste activități, în special dacă procesul de producție este bine definit și pierderile sunt evidente. Situația devine putin mai complicată într-o organizație prestatoare de servicii, aici pierderile nu sunt evidente, ele capată uneori ideea de valoare, dar nu neapărat cea cerută de client.
8 tipuri de pierderi la birou
- Supraproducția – oferim clienților mai multă informație decât au nevoie, generăm mai multe rapoarte decât este necesar, listăm mai multe pagini decât este nevoie, printăm mai multe exemplare decât este nevoie;
- Transportul – transferul de documente de la o persoană la alta, dintr-un birou în altul, ”fuga„ după aprobări;
- Mișcarea – căutatul unor fișiere, aranjatul documentelor pe birou, completarea unor documente/raporte sau registre, transportul documentelor dintr-un birou în altul;
- Timpul de așteptare – așteptăm după mailuri, imprimantă, copiator, clienți care asteaptă, așteptăm după semnături, aprobări;
- Supraprocesarea – generarea de rapoarte foarte detaliate care nu sunt necesare, utilizarea de formulare necorespunzătoare, folosirea mai multor fișiere/formulare pentru a colecta același tip de informație;
- Stoc – fișiere, documente care așteaptă să fie prelucrate, e-mail-uri care așteaptă răspuns, număr mare de proiecte deschise, un stoc prea mare de articole;
- Defectele – erori de editare, erori de preț, documente cu informații lipsă, specificații lipsă.
- Pierderea intelectuală – angajați care nu se potrivesc cu cerințele postului.
Acestea sunt doar câteva exemple de pierderi la birou pe care le putem identifica în sectorul serviciilor, o analiză detaliată a activităților, proceselor și interacțiunilor dintre ele poate dezvălui pierderile din organizația ta.
Gânduri de final
Dacă și tu îți desfășori activitatea la birou, cu siguranță ai regăsit cel puțin una dintre aceste pierderi și în cazul tău. Însă, deja ai făcut primul pas – cel de identificare a acestora. Acum urmează doar să găsești modalitatea potrivită de eliminare a lor și să continui să îmbunătățești procesele din companie.
În cazul în care timpul nu-ți permite să te ocupi de aceste etape sau simți că ai nevoie de ghidare, apelează cu încredere la RGQ Consulting. Cu bucurie afirmăm că suntem de peste 15 ani alături de organizații în managementul calității și în îmbunătățirea continuă. Misiunea noastră este să susținem organizațiile în atingerea obiectivelor de business prin implementarea de soluții personalizate, adaptate nevoilor clienților noștri pentru a genera rezultate sustenabile pe termen lung.