Gândul că în câteva ore sau de mâine trebuie să suspendăm activitatea este înfricoșător pentru orice antreprenor sau director de companie, dar este bine să fim pregătiți și dispuși să acceptăm că există riscuri și amenințări care ne pot afecta afacerea.

Intensificarea dezastrelor naturale, a epidemiilor și atacurilor teroriste din ultimul deceniu au ridicat tot mai multe semne de întrebare privind capacitatea organizațiilor de a-și continua activitățile în aceste condiții. Răspunsul companiilor cu privire la aceste incertitudini a fost stabilirea unui plan de continuitate a afacerii în situații de criză. 

În acest articol vom trece pe rând prin următoarele subiecte:

  • Ce este un plan de continuitate a afacerii?
  • Cum se întocmește planul de continuitate pentru un business ?
  • Care sunt greșelile care trebuie evitate în acest proces.

Ce este un plan de continuitate a afacerii și de ce ai nevoie de el?

Planul de continuitate a afacerii oferă proceduri, procese și instrucțiuni de lucru pentru modul în care angajatorul și angajații își pot continua activitățile în situații de criză. Printre aceste cazuri, se pot număra: 

  • dezastre naturale (cutremur, inundații, uragane);
  • incendii; 
  • atacuri teroriste; 
  • războaie;
  • pandemii;
  • lipsa pe o perioada lunga a persoanelor din conducere sau incapacitatea lor de a lua decizii; 
  • atacuri cibernetice.

Din păcate, multe companii nu alocă timp și resurse necesare pentru dezvoltarea unui astfel de plan – de cele mai multe ori considerând că nu este necesar. Un plan de continuitate a afacerii nu poate evita dezastrul, dar va ajuta organizația să își reia activitatea la parametri normali de funcționare în cel mai scurt timp posibil și cu pierderi minime.

De exemplu, în urma atacurilor teroriste din 11 septembrie 2001 de la World Trade Center companiile care au avut planuri de continuitate a afacerii, pornind de la contracte cu furnizorii, procese și proceduri clare de acțiune în caz de dezastre naturale și-au putut continua activitatea în alte locații (prestabilite) și cu pierderi minime de date. – relatează un studiu în acest domeniu publicat de Disaster Recovery World.

De cele mai multe ori ne gândim ca persoane sau organizații “nu mi se poate întampla mie ” și acesta este principalul motiv pentru care decidem că nu avem nevoie de un asemenea plan. De ce să investim timp și resurse pentru a-l crea, menține și testa? Dar atunci când avem nevoie de el și trebuie să îl aplicăm, ne poate salva afacerea. Se poate spune ca e asemănător cu asigurarea de sănătate când mergi în concediu: poate nu ai nevoie de ea, dar dacă o ai, îți poate salva viața.

Cum-intocmesc-un-plan-de-continuitate-pentru-afacerea-mea

Cum întocmesc un plan de continuitate pentru afacerea mea?

Simpla decizie de a realiza un plan care să-ți asigure o siguranță în continuarea afacerii tale, reflectă responsabilitatea și seriozitatea cu care îți tratezi obiectivele, dar și angajații. Fiecare persoană care contribuie la buna desfășurare a activității organizației este importantă. Exact cum viitorul companiei este influențat de angajați, așa și viitorul angajaților este influențat de companie. 

Așadar, acest plan va servi la menținerea organizației în picioare și a angajaților tăi mulțumiți. 

Etapa de decizie

Ai decis că vrei să implementezi un plan de continuitate a afacerii. Pentru succesul său, este bine să tratezi dezvoltarea acestui plan ca pe un proiect. Alocă resursele necesare, atribuie roluri și distribuie responsabilități clare pentru a aplica planul în mod corect. Nu uita să îți setezi termenul limită pentru care proiectul să fie dezvoltat.

Întocmirea planului

Această etapă poate fi reprezentată sub forma unui proces ciclic, care are în principal 5 pași:

  1. Identificare

Acest pas se referă la identificarea riscurilor și amenințărilor care pot pune în pericol activitatea companiei. 

Exemple de situații de risc pentru companie:

  • uragane (furtuni);
  • cutremure;
  • inundații;
  • incendii;
  • grindină;
  • boli contagioase;
  • sabotaj;
  • războaie;
  • tulburări civile;
  • lipsa pe o perioada indelungata a unei persoane de decizie;
  • incapacitatea de furnizare a materiei prime;
  • lipsa personalului cheie pentru o perioadă îndelungată;
  • atacuri cibernetice;
  • căderea/întreruperea rețelei de comunicații;
  • întreruperi pe o perioadă îndelungată ale energiei electrice.

Riscurile identificate sunt analizate în funcție de probabilitatea de apariție și potențialul impact asupra afacerii. Pentru fiecare risc identificat este necesară determinarea gradului de impact asupra afacerii. 

La ce te ajută acest lucru? Pentru a stabili prioritățile pentru activitățile de prevenire a riscurilor și reacție în caz de urgență.

2. Analiza resurselor cheie

Analiza resurselor principale presupune identificarea proceselor critice, relațiile dintre ele și impactul pe care îl are asupra companiei întreruperea acestora. În această etapă trebuie să identifici procesele critice pentru organizatie, timpul de recuperare necesar pentru fiecare proces și nivelul de recuperare. Sunt constatate și sistemele informatice cheie și aplicațiile asociate cu fiecare proces critic, precum și personalul cheie, echipamentele și documentele critice.

În ziua de azi, majoritatea companiilor folosesc aplicații software. Ce se întamplă dacă, din anumite motive (enumerate anterior) nu se pot folosi aplicațiile timp de 1 zi? Care este impactul asupra afacerii tale? Trebuie să îți definești de la început dacă aplicația trebuie să funcționeze 100% sau poți să-ți desfășori activitatea utilizând 70% din aplicație.

3. Elaborarea planului de continuitate

După determinarea proceselor critice de business și dependența acestora, ai mult mai multe informații care să te ajute în realizarea strategiei de recuperare a proceselor după o întrerupere a activității.

În această etapă trebuie să ții cont de:

– modul de răspuns la situația de criză – când și cine declară că este o situație de criză și trebuie aplicat planul de continuitate;

 – modul în care implementezi planul de continuitate – stabilirea exactă a opțiunilor  cu privire la echipamentele cheie, echipamente alternative, recuperarea informației stocate electronic, reaccesarea serverului și locația secundară pentru desfășurarea activităților.

Un pas important aici este stabilirea exactă a rolurilor și responsabilităților în caz de situații de urgență: cine va contacta furnizorii, cine va contacta clienții și în ce condiții; ce informații sunt transmise și sub ce formă.

Un alt lucru relevant este modul de recuperare a activității. Care este ordinea în care sunt reluate activitățile și cum se face acest lucru. Ce activități se vor prelua prima dată și când va fi personalul pregătit pentru a continua cu reluarea tuturor activităților, pâna la reluarea activității în totalitate, la parametri normali.

4. Implementarea planului

Un plan frumos pe hârtie nu este de ajuns. Acesta trebuie transmis funcțiilor cheie din organizație – fiecare persoană trebuie să știe exact ce are de făcut. Funcțiile non-cheie trebuie și ele informate, cu rolurile și atribuțiile lor. Este important să comunici cu angajații pentru a le da încredere și certitudinea că activitatea va continua.

Personalul trebuie informat privind modul de reacție în caz de urgență, modul de părăsire a locațiilor și care este locația secundară, atunci când este cazul.

5. Revizuirea – îmbunătățirea planului

Ca orice plan, acesta trebuie testat periodic iar în urma testării să stabilești metode de îmbunătățire. Testarea nu are ca scop doar confirmarea că există un plan, ci și identificarea timpilor reali de răspuns, a modului de răspuns și a reacțiilor.

Niciun plan nu va fi perfect din prima încercare și nu va acoperi în totalitate toate scenariile posibile, dar cu siguranță are puterea de a pregăti organizația pentru eventualele situații de criză.

Bine de ținut minte este că scopul planului este acela de a ne recupera activitatea cât mai curând cu putință.

Greseli uzuale in intocmirea planului de continuitate a organizatiei

Greșeli uzuale în elaborarea planului 

  • Nealocarea unui timp suficient pentru elaborarea planului. Elaborarea unui plan de continuitate a afacerii nu este un exercițiu care se face peste noapte. Trebuie să acordăm timpul și efortul necesar pentru a putea lua în considerare toate variantele.
  • Neimplicarea personalului cheie. În elaborarea planului trebuie implicați oamenii cheie și responsabilii de departamente. Ei sunt în măsură să determine echipamentele și activitățile critice pentru departamentele lor și timpul necesar pentru reintrarea în parametri normali.
  • Lipsa comunicării planului sau comunicarea defectuoasă a acestuia. Fără o comunicare clară și instruire precisă, planul nu are valoare și nu va putea fi pus în aplicare. În plus, timpul investit va fi doar o resursă pierdută.
  • Netestarea planului. Fără testarea acestuia, nu se poate verifica dacă este funcțional și ce rezultate ar putea aduce.
  • Nu se stabilesc proceduri operaționale. Dacă nu există proceduri și procese interne bine stabilite pentru desfășurarea activității în condiții normale, cu atât mai puțin vor fi puse în aplicare cele în condiții de criză. 
  • Nu sunt definite în mod clar procesele cu furnizorii. Fără o relație deschisă și proceduri concrete cu furnizorii, nu există garanție că în condiții de criză vor acorda organizației sprijinul lor.

Sharing is caring!