Gândul că în câteva ore sau de mâine trebuie să suspendăm activitatea este înfricoșător pentru orice antreprenor/ director de companie, dar este bine să fim pregatiți și dispuși să acceptăm că există riscuri și amenințări care ne pot afecta afacerea.

Intensificarea dezastrelor naturale, a epidemiilor și atacurilor teroriste din ultimul deceniu au ridicat tot mai multe semne de întrebare privind capacitatea organizatiilor de a-și continua activitățile în aceste condiții.

Multe organinzații, în special cele mari, au stabilit planuri de continuitate a afacerii.

Ce este un plan de continuitate a afacerii, cum întocmim unul și care sunt greșelile care trebuie evitate sunt principalele puncte pe care le vom discuta în aces articol.

Ce este un plan de continuitate al afacerii și de ce am nevoie de el?

Planul de continuitate al afacerii oferă proceduri și procese pentru modul în care angajatorul și angajații își pot continua activitățile în situații de criză, de exemplu: dezastre naturale (cutremur, inundații, uragane), incendii, atacuri teroriste, decesul persoanelor din conducere sau incapacitatea lor de a lua decizii, întreruperea energiei electrice, erori IT, atacuri cibernetice.

Din păcate multe companii nu alocă timp și resurse necesare pentru dezvoltarea unui astfel de plan, de cele mai multe ori considerând că nu este necesar. Un plan de continuitate al afacerii nu poate evita dezastrul, dar va ajuta organizația să își reia activitatea la parametrii normali de funcționare în cel mai scurt timp posibil și cu pierderi minime.

De exemplu în urma atacurilor teroriste din 11 septembrie 2001 de la World Trade Center companiile care au avut planuri de continuitate a afacerii, pornind de la contracte cu furnizorii, procese și proceduri clare de acțiune în caz de dezastre naturale și-au putut continua activitatea în alte locații (prestabilite) și cu pierderi minime de date. – relatează un studiu în acest domeniu publicat de Disaster Recovery World.

De cele mai multe ori ne gândim ca persoane, sau organizații “nu mi se poate întampla mie” și acesta este principalul motiv pentru care decidem că nu avem nevoie de un asemenea plan. De ce să investim timp și resurse pentru a-l creea, menține, testa? Dar atunci când avem nevoie de el și trebuie să îl aplicăm, ne poate salva afacerea. Eu aș zice că e asemănător cu asigurarea de sănătate când mergi în concediu: poate nu ai nevoie de ea, dar dacă o ai, îți poate salva viața.

Cum întocmesc un plan de continuitate pentru afacerea mea?

Felicitari! Ai decis că ai nevoie de un plan de continuitate al afacerii tale. Și pentru că ai luat o decizie înțeleaptă, hai să trecem la treabă și să vedem ce trebuie să facem pentru a întocmi un plan de continuitate al afacerii.

  1. Prima etapă este etapa de decizie.

Am decis că vrem să implementăm un plan de continuitate a afacerii. Este bine să tratăm dezvoltatea unui plan de continuitate ca pe un proiect, să alocăm resurse, roluri și responsabilități clare pentru a dezvolta acest plan și implicit un termen limită până când dorim să fie dezvoltat planul.

2. Următoarea etapă este întocmirea planului.

Această etapă poate fi reprezentată sub forma unui proces ciclic, care are în principal 5 pași:

IDENTIFICARE

Identificarea riscurilor și amenințărilor care pot pune în pericol activitatea companiei. Putem lua în considerare riscuri de genul: uragan (furtună), cutremur, inundații, incendii, grindină, boli contagioase, sabotaj, tulburări civile, decesul unei persoane de decizie, incapacitatea de furnizare a materiei prime de către furnizorul principal, lipsa personalului cheie pentru o perioadă îndelungată, atacuri cibernetice,  căderea/întreruperea rețelei de comunicații, întreruperi ale energiei electrice, etc.

Riscurile identificate sunt analizate apoi în funcție de probabilitatea de apariție și potențialul impact asupra afacerii. Pentru fiecare risc identificat vom putea determina gradul de impact asupra afacerii noastre. La ce ne ajută acest lucru? Pentru a stabili prioritățile pentru activitățile de prevenire a riscurilor și reacție în caz de urgență.

ANALIZA RESURSELOR CHEIE

Presupune să identificăm procesele critice, relațiile dintre ele și impactul pe care îl are asupra companiei întreruperea acestora. În acestă etapă identificam procesele critice pentru organizatie, timpul de recuperare necesar pentru fiecare proces și nivelul de recuperare. Identificăm sistemele informatice cheie și aplicațiile asociate cu fiecare proces critic. Personalul cheie, echipamentele și documentele critice trebuie și ele identificate.

În ziua de azi, majoritatea companiilor folosesc aplicatii software. Ce se întamplă dacă, din anumite motive (enumerate anterior) nu putem folosi aplicațiile timp de 1 zi? Care este impactul asupra afacerii mele? Trebuie să îmi definesc de la început daca aplicația trebuie să funcționeze 100% sau pot sa îmi desfășor activitate utilizând 70% din aplicație.

ELABORAREA PLANULUI DE CONTINUITATE

Având în vedere că am determinat procesele critice de business și dependența acestora, putem realiza stategia de recuperare a proceselor după o întrerupere a activității.

În aceată etapă trebuie să ținem cont de:

– modul de răspuns la situația de criză – când și cine declară că este o situație de criză și trebuie aplicat planul de continuitate;

 – modul în care implementăm planul de continuitate – adică trebuie să stabilim exact ce opțiuni avem pentru echipamentele cheie, poate echipamente alternative, cum putem recupara informația stocată electronic, cum putem avea acces la server. Care este locația secundară pentru desfășurarea activităților.

Un pas important aici este stabilirea exactă a rolurilor și responsabilităților în caz de situații de urgență: cine va contacta furnizorii, cine va contacta clienții și în ce conditii; ce informații transmitem și sub ce formă.

Modul de recuperare activității. Care este ordinea în care ne reluăm activitățile și cum facem acest lucru. Ce activități reluam prima data și când suntem pregătiți pentru a continua cu reluarea tuturor activităților, pâna la reluarea activității în totalitate, la parametri normali.

IMPLEMENTAREA PLANULUI

nu este de ajuns să avem un plan frumos pe hârtie. Acesta trebuie transmis funcțiilor cheie din organizație, fiecare persoană trebuie să știe exact ce are de făcut. Funcțiile non-cheie trebuie și ele informate, care este rolul lor și ce au de făcut. Este important să comunicăm cu angajații pentru a le da încredere și certitudinea că activitatea va continua.

Personalul trebuie informat privind modul de reacție în caz de urgență, modul de părăsire a locațiilor și care este locația secundară, atunci când este cazul.

REVIZUIREA, ÎMBUNĂTĂȚIREA PLANULUI

Ca orice plan, acesta trebuie testat periodic iar în urma testării să stabilim metode de îmbunătățire. Testarea nu are ca scop doar confirmarea că avem un plan, ci și identificarea timpilor reali de răspuns, a modului de răspuns și a reacțiilor.

Nici un plan nu va fi perfect din prima încvercare și nu va acoperi în totalitate toate scenariile posibile, dar cu siguranță ne pregatește pentru eventualele situații de criză.

Și să nu uităm: scopul planului este acela de a ne recupera activitatea cât mai curând cu putință.

Care sunt greșelile uzuale pe care le facem

  • Nu asigurăm destul timp pentru elaborarea planului – elaborarea unui plan de continuitate a afacerii nu este un exercițiu care se face peste noapte, trebuie să alocăm timpul necesar pentru a putea lua în condiderare toate variantele;
  • Nu implicăm personalul cheie- în elaborarea planului trebuie implicat personalul cheie și responsabilii de departamente – ei sunt în măsură să determine echipamentele și activitățile critice pentru departamentele lor și timpul necesar pentru reintrarea în parametri normali.
  • Nu comunicăm planul – fără comunicare și instruire planul nu are valoarea și nu va putea fi pus în aplicare, iar timpul investit pentru elaborarea lui este un timp pierdut.
  • Nu testăm planul – dacă nu testăm planul, nu putem ști dacă este functional.
  • Nu avem stabilite proceduri operaționale – dacă nu avem proceduri și procese intrene bine stabilite pentru a ne putea desfășura activitatea în condiții normale, cu atât mai puțin vom reuși în condiții de criză.
  • Nu avem avem stabilite procese clare cu furnizorii  – dacă nu avem o relație deschisă și proceduri clar stabilite cu furnizorii, în condiții de criză nu putem conta pe sprijinul lor.

Sharing is caring!