Un studiu efectuat în Irlanda ”Business Continuity Planning – Responding to an Influenza Pandemic” arată că încă din 2007 organizațiilor le-a fost recomandată dezvoltarea unui plan de urgență pe timp de pandemie.
În acest articol vom discuta despre:
- Ce luăm în considerare când dezvoltăm un plan de continuitate a afacerii pe timp de pandemie.“>Ce trebuie să facem dacă am decis să ne continuăm activitatea pe timp de pandemie;
- Ce fac dacă nu am un plan de continuitate?“>Ce facem dacă nu avem un plan de continuitate al afacerii
Cu ce este diferit un astfel de plan de continuitate al afacerii?
- Rata mare a absenteismului de la serviciu în această perioadă;
- Dificultățile din lanțul de aprovizionare;
- Reducerea sau chiar interzicerea deplasărilor;
- Controlul riscului de infecție la serviciu, acasă și în timpul deplasării la serviciu;
- Scăderea cererilor de bunuri și servicii;
- Factorul psihologic;
- Scăderea cash flow.
Toate aceste pot avea efecte devastatoare pentru organizațiile care nu au planuri de continuitate.
Spre deosebire de alte situații de urgență, in caz de pandemie, activitatea se suspendă treptat, așa că avem avantajul de a putea implementa unele măsuri gradual, în funcție de evoluția pandemiei astfel încât să ne putem continua activitatea și să ne putem pregăti de reluarea acesteia în condiții de siguranță.
Fiecare organizație poate analiza, determina și decide care sunt măsurile care se portivesc cel mai bine, în funcție de domeniul de activitate și specificul fiecărei organizații.
Ce luăm în considerare când dezvoltăm un plan de continuitate a afacerii pe timp de pandemie.
Câteva aspecte pe care este bine să le luăm în considerare în etapa de planificare:
Absența personalului
Este bine să ne așteptăm la o rata de absență a personalului de aproximativ 40%. În aceste condiții ne putem continua activitatea? Cine pe cine poate înlocui și mai ales dacă acele persoane sunt instruite și pot desfășura activitățile nou atribuite. Dacă suntem puși în situația de a ne reduce temporar activitatea, este bine să determinăm care sunt activitățile cheie care trebuie neaparat să le desfășurăm și cine este instruit să le efectueze.
Cererea clienților
Cererea clienților este posibil să scadă, iar în ceea ce privește cerințele clientului e posibil ca acestea să se schimbe în această perioadă. De aceea comunicarea cu clienții este critică în această perioadă.
Furnizori
Este posibil ca și furnizorii să fie afectați de pandemie și să fie în incapacitate de a livra. De aceea este bine să avem doi sau chiar trei furnizori acceptați pentru materiile prime critice. Comunicarea cu furnizorii este foarte importantă pentru a ne asigura disponibilitatea lor de a ne furniza materia primă.
Transport
Două aspecte critice de luat în considerare la transport: transportul de materii prime și materiale și transportul personalului.
Pentru materii prime și produse este bine să avem doi sau trei furnizori de servicii de transport, sau posibilitatea de a prelua noi această activitate.
Trebuie să luăm în considerare și transportul angajaților la, și de la serviciu. Pentru protecția angajaților este bine să evităm transportul în comun.
Schimbări operaționale
Este bine să luăm în considerare cel puțin următoarele două aspecte:
Activități/procese – este bine să determinăm care sunt procesele critice în organizație. Ce trebuie să facem pentru a ne putea continua activitatea. O analiză 80/20 a activităților noastre. Ce activități putem desfășura la distanța (telemunca), dacă avem infrastructura necesară și liniile de comunicare sunt sigure din punct de vedere al secirității cibernetice. Evitarea ședințelor și a instruirilor colective în această perioadă. Ce alte activități putem desfășura pentru a acoperi nevoile clienților noștri.
Mediul organizațional – dacă activitatea pe care o desfășurăm este de așa natură încât nu o putem desfășura în totalitate la distanță, trebuie să ne asigurăm că personalul nostru își desfășoară activitatea în condiții de siguranță. Putem asigura măsuri suplimentare de dezinfectare: soluții de dezinfectare, schimbarea programului de curățenie, asigurarea de măști și mănuși pentru personal, lucrul în schimburi cu cel puțin o oră diferență pentru a putea asigura dezinfectarea și a limita contactul personalului.
Reluarea activității
În cazul pandemiilor, reluarea activitatii se va face treptat, la fel ca și suspendarea activității. Pentru a evita o recontaminare trebuie să ținem cont de anumite reguli:
- Care este momentul în care angajații care au fost afectați de virus se pot întoarce la serviciu în condiții de siguranță;
- Din lista de activitati care nu sunt critice, le vom allege treptat pe cele pe care le putem desfășura în condiții de siguranță;
- Stabilim ce abilități sunt necesare pentru a putea desfășura acele activități;
- Stabilim cine poate desfășura aceste activități, dacă avem sau nu nevoie de alte persoane;
- Discutăm cu clienții pentru a întelege nevoile lor și ce înseamnă valoarea pentru ei (pentru ce sunt dispuși să plătească);
- Cuvântul cheie, în această perioadă este adaptarea la nevoile clienților;
- Discutăm cu furnizorii privind termenele de livrare și disponibilitatea produselor sau serviciilor.
”Trusa de prim ajutor” a organizației
Pentru a putea concluziona, am putea defini o trusă de prim ajutor pentru o companie care își continua activitatea pe timp de pandemie. Aceasta tebuie să conțină:
- Care sunt activitățile critice/esențiale care trebuie să continue;
- Lista cu personalul necesar pentru a efectua activitățile critice;
- Abilitățile pe care trebuie să le dețină acești angajați (ce trebuie să stie să facă angajații);
- Măsurile interne de protecție a angajaților și a mediului de lucru;
- Bugetul alocat pentru activități suplimentare de curățenie și igienizare;
- Analiza continuă a furnizorilor;
- Ce soluții de transport avem la dispoziție;
- Metode de comunicare cu clienții și furnizorii.
Care sunt instrumentele care ne ajută să ne putem continua afacerea?
- Proceduri clare de lucru și munca standardizată;
- Indicatori de performanță a proceselor;
- Angajați instruiți pe mai multe activități;
- Capacitatea angajatilor de a se adapta la nou (managementul schimbării);
- Organizarea spațiului de muncă (5S);
- Capacitatea de a produce atunci când are nevoie clientul și atât cât are nevoie (conceptul JIT – Just in Time).
Sunt doar câteva instrumente care ne stau la dispoziție și pe care le putem lua în considerare.
Ce fac dacă nu am un plan de continuitate?
Dacă am ratat startul și nu am reușit să întocmim un plan de continuitate al afacerii pe care să îl punem în aplicare în momentul declanșării sitiației de criză, putem să ne gândim la partea a doua, la cum ne continuăm activitatea în condiții de siguranță pentru a evita o contaminare în masa a personalului și la modul în care ne vom relua activitatea.