Unul dintre principalele obiective de business la început de drum este generarea unui venit suficient pentru acoperirea cheltuielilor lunare, care implică salariile, chiria sau utilitățile.
Pe măsură ce afacerea se dezvoltă, începem să înțelegem importanța obiectivelor pe termen lung. Ne gândim la cum va arăta afacerea noastră peste 5 sau 10 ani și ne permitem să visăm cu ochii deschiși – ceea ce poate fi o practică de imaginație foarte utilă.
Însă ceea ce lipsește, este definirea modului în care vom ajunge unde ne-am propus.
Fără să știm care este calea pe care trebuie să o urmăm, obiectivele setate vor deveni doar niște ținte nerealiste pe care nu le putem atinge. Trebuie să ne acordăm timp pentru a ne clarifica în ce direcție dorim să ne dezvoltăm afacerea.
Cum ne ajută obiectivele de business?
Pentru a lucra în mod eficient cu obiectivele, trebuie să înțelegem ce sunt acestea și cum pot fi integrate în strategia de dezvoltare pe termen lung a firmei.
Obiectivele sunt instrumente de business foarte puternice care:
- ne ajută în definirea direcției organizației;
- ne ghidează în stabilirea modului în care vom putea atinge ceea ce ne-am propus;
- sunt elemente de bază în setarea de indicatori relevanți pentru afacere;
- ne ajută în motivarea și implicarea angajaților;
- sunt baza modului de măsurare a performanței;
- ne ajută să ne concentrăm pe activitățile care aduc valoare.
Cu toate acestea, într-un studiu realizat de R.Kaplan și D.Norton se spune că:
- 9 din 10 companii nu reușesc să își atingă obiectivele;
- Doar 25% dintre manageri au obiectivele legate de strategia de business;
- Doar 5% dintre angajați înțeleg strategia de business și obiectivele;
- 60% dintre organizații nu își leagă bugetul cu obiectivele.
În aceste condiții poate este important să ne întrebăm ce ar trebui să facem diferit? Cum putem să ne atingem obiectivele?
Care sunt pașii pentru setarea obiectivelor de business?
Una dintre cele mai mari provocări în orice afacere este că totul trebuie făcut în același timp. Pentru a nu ne pierde în multitudinea de sarcini, este bine să privim setarea obiectivelor ca pe un proces, luând fiecare etapă pas cu pas.
1. Definirea viziunii organizației
Viziunea unei organizații este proiecția ei în timp. Cu alte cuvinte, unde ne dorim să fie organizația noastră peste, să zicem, 5 ani. Cât de mult ne dorim să crească? Care vor fi activitățile care se vor desfășura?
A avea o viziune clară ne va inspira în setarea obiectivelor de afacere, ajutându-ne în stabilirea direcției și a priorităților pe termen lung.
2. Realizarea analizei SWOT
Un alt factor important de luat în considerare este analiza SWOT a afacerii. Un obiectiv setat pe punctele tari ale afacerii are mai multe șanse de a fi realizat decât unul setat pe punctele slabe.
O analiză SWOT eficientă, începe prin a pune întrebările corecte.
Realizarea analizei SWOT ne va ajuta să descoperim care sunt punctele forte ale afacerii noastre și punctele slabe. Acestea trebuie conștientizate pentru a le putea adresa și transforma în puncte tari. Oportunitățile de afaceri trebuie explorate. Efectele amenințărilor asupra afacerii trebuie diminuate prin planuri de reacție și răspuns.
3. Setarea de obiective SMART
De multe ori ni se pare banal să vorbim despre obiective. Oricine poate să își seteze obiective. Așa este, oricine poate, dar ce fel de obiective ne setăm? Și mai ales de ce? Sunt obiectivele afacerii noastre relevante pentru ceea ce facem noi? Ne ajută să creștem? Sau sunt scrise pe o hârtie și le verificăm la sfârșitul anului?
Ce sunt obiectivele SMART?
Sunt:
Specifice – descriu exact unde vrem să ajungem;
Măsurabile – măsoară gradul de realizare a obiectivului;
Abordabile / acționabile – pot fi îndeplinite, dar ne scoate din zona de confort;
Realiste – relevante pentru organizație;
Timp (măsurabile în timp) – până când se vor realiza.
Obiectivele SMART sunt ceea ce avem nevoie pentru a ne asigura că ne-am creat o viziune clară, cu ținte realizabile și instrumente eficiente. Investind mai mult timp în strategie și planificare, șansele de reușită se măresc.
4. Stabilirea celor 4 dimensiuni ale obiectivelor
În definirea obiectivelor afacerii trebuie să avem în vedere imaginea holistică a organizației noastre. De aceea, pentru a avea o dezvoltare sustenabilă este bine să stabilim 4 tipuri de obiective de business:
- Financiare – în care avem în vedere creșterea financiară;
- Obiective legate de clienți – care au ca scop creșterea numărului de clienți, fidelizarea celor existenți;
- Operaționale (procese interne) – creșterea eficienței proceselor interne;
- Organizaționale – pentru creșterea nivelului de cunoștințe al angajaților, formarea și implicarea lor.
Toate acestea trebuie corelate între ele pentru o creștere stabilă și sustenabilă a organizației.
5. Crearea planului de atingere a obiectivelor
De cele mai multe ori, activitatea de stabilire a obiectivelor se oprește aici.
Pentru a ne atinge ceea ce ne-am propus, nu este de ajuns doar o definiție. Este bine să stabilim și modul în care ne vom atinge obiectivele. Cu alte cuvinte, să dezvoltăm un plan, să definim ce avem de făcut pas cu pas.
Cel mai eficient mod este de a împărți acest drum în porțiuni mici, să definim puncte critice (milestone-uri). Odată atinse aceste puncte, vom ști că ne apropiem de ținta finală. Mai mult decât atât, vom ști și ce mai avem de făcut.
6. Comunicarea planului către angajați
Atingerea obiectivelor afacerii nu ține doar de conducătorul organizației. Toți angajații trebuie implicați. De aceea este bine să cascadăm obiectivele pentru fiecare departament și persoană în parte. Planul trebuie comunicat către toți angajații și actualizat periodic.
7. Revizuirea periodică
Revizuirea periodică a obiectivelor de afacere ne va indica cât de departe suntem de atingerea lor. Pe de altă parte, vom vedea și eventualele probleme care au apărut. Este foarte util să folosim managementul vizual (grafice Pareto, culori, indicatori vizuali). În acest fel, vom înțelege mai ușor ce a fost realizat și ce mai trebuie.
8. Sărbătorește cu echipa atingerea obiectivelor de business
Obiectivele SMART nu sunt ușor de atins, ne scot din zona de confort. Motiv pentru care orice mic succes trebuie sărbătorit împreună cu echipa. Așa vom găsi motivația și curajul de a merge mai departe.
La final, câteva sfaturi practice:
- Comunică orice schimbare;
- Asigură continuitatea afacerii prin continuitatea obiectivelor de la un an la altul;
- Măsoară statusul de realizare al obiectivelor;
- Afișează obiectivele la loc vizibil pentru toți angajații.
Așadar, data următoare când îți vei seta obiectivele afacerii, ia în considerare viziunea organizației. Definește modul de atingere al obiectivelor, implică angajații și revizuiește periodic statusul lor.