Imaginează-ți cum ar arăta organizația ta dacă nu ar exista reguli.

Ar fi ca și cum ai lua aleator niște oameni de pe stradă și i-ai așeza la birou, sau în hala de producție, și le-ai cere să livreze produsele sau serviciile cerute de clienți. Ar fi posibil?

Eu cred că ar fi un haos total.

De aceea orice activitate desfășurată (zilnic, lunar, trimestrial sau anual) este bine să fie documentată astfel încât persoanele care execută acea activitate să știe exact: ce trebuie să facă, cum trebuie să facă (care sunt pașii), cu cine trebuie să interacționeze, când pot considera activitatea ca fiind încheiată și mai ales cum pot măsura activitatea desfasurată (adică care este acel parametru care ne indică faptul că am incheiat cu bine activitatea).

Standardizăm activitatea sau persoana? 😊

Dacă sunt mai multe persoane care desfășoară aceeași activitate, toate trebuie să urmeze același mod de lucru. În acest fel produsul sau serviciul tău va fi același, indiferent de persoana implicată.

Care sunt beneficiile standardizării:

  • Elimină variabilitatea și ambiguitatea;
  • Îmbunătățește calitatea produselor și serviciilor oferite;
  • Crește productivitatea;
  • Crește implicarea angajaților;
  • Crește satisfacția clienților.

Mituri legate de standardizare:

  • Standardizarea înseamnă monotonie – scopul standardizării este acela de a elimina ambiguitatea, de a oferi un mod de lucru constant care poate fi măsurat astfel încât atât angajatul cât și angajatorul vor ști când au dus la bun sfârșit o activitate. Așa că tebuie să luăm standardizarea ca pe un mod care ne ajută să încheiem cu succes activitățile noastre.

Cum ar fi dacă am gasi un mod de a sărbatori acest succes?

  • Standardizarea distruge creativitatea – standardizarea nu trebuie confundată cu lipsa de inovare. Odată standardizat un process nu înseamnă că va rămâne pentru totdeauna în forma scrisă initial. Tehnologia se schimbă, evolueaza, la fel și oamenii învață și prind deprinderi noi. Dacă după o perioadă angajatii găsesc un mod mai ușor și mai eficient de a desfășura aceeași activitate, acesta trebuie luat în considerare.  Testează noul mod de lucru și dacă este mai ușor sau mai rapid, actualizează-l pe cel existent. Întrebarea este, dacă nu ai un mod de lucru initial documentat și măsurat, de unde vei ști că noul mod de lucru este mai bun și mai eficient?

Așdar, orice activitate, indiferent de frecvența cu care o desfășurăm, are nevoie de anumite reguli care, odată implementate ne vor ajuta să definim scopul activității, parametrii de măsură și calitate, vom avea vizibilitate asupra procesului și o bază de comparație atunci când apar erori sau vrem să ne îmbunătățim activitatea.

Sharing is caring!