Standardizarea este stabilirea și aplicarea unui mod de lucru cu caracter repetitiv, cu scopul de a menține calitatea la un nivel ridicat.

Imaginează-ți cum ar arăta organizația ta dacă nu ar exista reguli.

Ar fi ca și cum ai lua aleator niște oameni de pe stradă și i-ai așeza la birou sau în hala de producție și le-ai cere să livreze produsele sau serviciile cerute de clienți. Ar fi posibil?

Cel mai probabil ar fi un haos total.

Tocmai pentru a preveni această dezorganizare, este bine ca orice activitate desfășurată să fie documentată și explicată cât se poate de bine. În felul acesta,  persoanele care sunt însărcinate să ducă la bun sfârșit activitățile să știe exact ce, cum și când trebuie să facă. 

Unele activități mai complexe necesită informații suplimentare, precum contactul persoanelor cu care trebuie să interacționeze, când pot considera activitatea ca fiind încheiată și, mai ales, prin ce indicatori pot fi măsurate rezultatele.

Standardizăm activitatea, NU persoana.

standardizarea activitatilor - RGQ Consulting

Dacă sunt mai multe persoane care desfășoară aceeași activitate, toate trebuie să urmeze același mod de lucru. În acest fel produsul sau serviciul tău va fi același, indiferent de persoana implicată.

Beneficiile standardizării

Elimină variabilitatea și ambiguitatea – fiecare persoană va realiza activitatea de fiecare dată, la fel. Rezultatul muncii nu va fi diferit, ci va fi unul predictibil şi măsurabil.

Îmbunătățește calitatea produselor și serviciilor oferite – etapele activităţii fiind predictibile, capacitatea de eroare scade. 

Crește productivitatea – atunci când pașii unei activităţi sunt bine definiţi, se reduc pierderile şi în acest fel productivitatea creşte. 

Crește satisfacția clienților – clienţii vor primi de fiecare dată produsul sau serviciul cerut la acelaşi standard de calitate.

Mituri despre standardizare

Standardizarea înseamnă monotonie.

Scopul standardizării este acela de a elimina ambiguitatea, de a oferi un mod de lucru constant care poate fi măsurat astfel încât atât angajatul, cât și angajatorul vor ști când au dus la bun sfârșit o activitate. Privește standardizarea ca pe un mod care te ajută să închei cu succes activitățile organizației tale. 

Standardizarea distruge creativitatea 

Standardizarea nu trebuie confundată cu lipsa de inovare. Odată standardizat un proces, nu înseamnă că va rămâne pentru totdeauna în forma scrisă inițial. 

Tehnologia se schimbă, evoluează, la fel și oamenii învață și își formează deprinderi noi. Dacă după o perioadă, angajații găsesc un mod mai ușor și mai eficient de a desfășura aceeași activitate, acesta trebuie luat în considerare și testat. Dacă noul mod de lucru aduce rezultate mai bune și într-un timp mai scurt, merită păstrat și aplicat în continuare.

În cazul în care nu ai un mod de lucru inițial documentat și măsurat, atunci nu le vei putea compara corect cu noile modalități și nu vei ști care este mai eficient. Așadar, pentru a nu ajunge în această situație, asigură-te că ai aceste informații și folosește-le în procesul de analiză.

Concluzii privind standardizarea

Orice activitate, indiferent de frecvența cu care o desfășori, are nevoie de anumite reguli de standardizare, care, odată implementate, te vor ajuta să definești mai clar scopul activității tale, calitatea și parametri de măsurare. 

Aceste reguli îți oferă o vizibilitate completă asupra proceselor și o bază de comparație pentru situații neprevăzute, erori sau îmbunătățiri.

Sharing is caring!