În această eră a digitalizării și a dinamicii pieței muncii, organizațiile sunt nevoite să se alăture celor care se dezvoltă constant, căutând soluții inovative și practice pentru fiecare departament. Pentru a se putea diferenția de competiție, companiile trebuie să lucreze la îmbunătățirea proceselor și la creșterea performanțelor.
Procesele merită o atenție deosebită, deoarece pe ele se bazează toate operațiunile firmei. Fie că este vorba despre angajarea unei persoane noi, emiterea unei facturi sau rezolvarea unei probleme tehnologice – există un proces în spatele fiecărei acțiuni.
Ce se înțelege prin îmbunătățirea proceselor unei companii?
Îmbunătățirea proceselor în cadrul unei companii înseamnă găsirea unor modalități mai eficiente de implementare a proceselor cu scopul de a ridica nivelul calitativ al produselor sau serviciilor și a crește satisfacția clienților.
Optimizarea proceselor implică identificarea, analizarea și îmbunătățirea activităților interne și a întregului flux de lucru. Aceste schimbări au rolul de a minimiza erorile și a reduce pierderile.
Pe parcursul interacțiunii noastre cu diferiți clienți din sfera serviciilor, am identificat 8 tipuri de pierderi la birou cu care și tu te poți confrunta. Pierderile apar în momentul în care organizația încă păstrează unele procese interne care nu aduc valoare și nu sunt necesare.
Cum îmbunătățim procesele?
Metoda 5S este o tehnică dezvoltată de Toyota Production System, care își propune organizarea spațiului de muncă în așa fel încât să elimine pierderile. Această metodă este ușor de aplicat și aduce rezultate imediate atât la birou, cât și în producție.
Ce înseamnă 5S?
Denumirea 5S vine de la cele 5 etape prin care se pune în aplicare această metodă de gestionare a spațiului de lucru: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain.
- Seiri/Sort = Sortare – Identifică și elimină tot ceea ce nu este necesar în spațiul tău de lucru (birou sau producție);
- Seiton/Set in order= Organizare – Stabilește un mod de aranjare a obiectelor rămase astfel încât să îmbunătățești ergonomia spațiului de lucru (obiectele trebuie să fie ușor de identificat și de accesat);
- Seiso/Shine = Curățare – curățarea spațiului de muncă (birou, sală de sedință, mașini, utilaje);
- Seiketsu/Standardize = Standardizare – Definește un standard de curățenie, activitățile și persoanele responsabile pentru a menține noile condiții;
- Shitsuke/Sustain = Mentinere – Transformă 5S într-un mod de lucru, implică angajații în imbunătățire continuă și susținere. Fără acest pas, toată munca depusă este de prisos și ne vom întoarce la vechile obiceiuri.
Atenție! 5S nu este o metodă de curățenie, 5S se referă la organizarea locului de muncă și reprezintă o bază solidă pentru multe organizații, orientate către îmbunătățirea continuă.
Rezultatele obținute în urma îmbunătățirii proceselor
Odată implementat, un program 5S aduce o serie de avantaje la toate nivelurile din organizație:
- Condiții mai bune de muncă;
- Scurtează timpul de căutare;
- Micșorează posibilitatea accidentelor;
- Reduce volumul de deșeuri;
- Crește credibilitatea în fața clienților;
- Ușurează procesele de lucru;
- Ajută la identificarea mai rapidă a problemelor.
Deși unele rezultate pot fi observate într-un timp relativ scurt, schimbările majore apar în urma îmbunătățirii continue. Introducerea metodei 5S în strategia de dezvoltare a afacerii va avea ca rezultat creșterea performanțelor și maximizarea profitului.