Ți s-a întâmplat vreodată să ai o idee extraordinară, însă să nu știi cum să începi să o pui în practică?
Ca să îți concretizezi ideile, în primul rând, e nevoie să le organizezi și să le pui sub forma unui plan.
Harta proceselor poate ajuta la organizarea ideilor. Ea este o reprezentare vizuală a fluxului de lucru, similară cu o structură de defalcare a activităților și poate fi utilă în identificarea problemelor și oportunităților de îmbunătățire a proceselor.
Maparea proceselor poate fi un avantaj în momentele de brainstorming cu echipa, în luarea deciziilor sau în planificarea proiectelor. De asemenea, hărțile de proces sunt un real ajutor în documentarea proceselor, instruirea angajaților și îmbunătățirea workflow-urilor.
Ce este harta proceselor?
Harta proceselor sau maparea proceselor este o metodă vizuală de reprezentarea a pașilor principali dintr-un proces și a rolurilor implicate.
În ziua de azi, tot mai puțină lume are răbdarea necesară pentru a parcurge în detaliu fiecare procedură; iar cum atenția noastră este limitată, metodele vizuale ne ajută să avem într-un timp scurt, o imagine de ansamblu asupra unui proces.
Definirea hărții procesului este punctul de pornire atunci când vrem să vedem un proces de business dintr-o perspectivă obiectivă. Odată definită harta procesului, putem scrie procedura aferentă care definește pașii procesului și clarifică responsabilitățile și interacțiunile dintre roluri.
Definirea hărții unui proces este primul pas în digitalizarea proceselor unei organizații. Atunci când începem cu harta actuală a procesului (cum se desfășoară acum) putem înțelege cu ușurință care sunt pașii pe care îi digitalizăm și care vor fi efectuați manual – atunci când nu digitalizăm intregul proces. Odată definită harta procesului, implementarea soluției digitale (ERP, CRM, etc) va fi mult mai ușoară, iar adoptia în organizație va fi mai rapidă.
Importanța pe care o are harta unui proces în organizație
Maparea proceselor are rolul de a comunica simplu și concis felul în care funcționează un proces. Acest lucru permite oricărui membru al unei organizații să înțeleagă cu ușurință cum să ducă la bun sfârșit o anumită sarcină.
Hărțile de proces oferă o perspectivă de ansamblu asupra proceselor din companie, contribuind la definirea limitelor, responsabilităților, parametrilor sau indicatorilor de performanță.
Poți apela la harta proceselor pentru a vizualiza orice tip de proces, însă în majoritatea cazurilor este folosită pentru analiză, training, integrare sau eficientizare.
Pași pentru crearea unei hărți de proces
Sunt câțiva pași principali de care trebuie să ții cont, în momentul în care vrei să construiești harta unui proces:
- Definește rolurile implicate în execuția procesului. Definește care sunt rolurile, care interacționează în proces: cine execută pașii, cine aprobă, cine revizuiește. Dar atenție: roluri, nu persoane. De exemplu: într-un proces de angajare, vor fi implicate următoarele roluri: reprezentant resurse umane, viitor angajat, manager direct.
- Definește punctul de start și punctul de stop al procesului. Mai precis, unde începe și unde se finalizează procesul. De exemplu, pentru procesul de angajare, punctul de start poate fi acceptarea ofertei de către viitorul angajat, iar punctul de stop, prima zi de muncă.
- Definește pașii necesari a fi efectuați de către fiecare rol și timpul de efectuare (atunci când este cazul). Pornind de la punctul de start, definește fiecare pas care trebuie efectuat și de către cine. Nu uita pașii de decizie și verificare!
- Definește punctele critice și punctele de control ale procesului. Pe parcursul procesului apar pași critici de care depinde continuarea sau nu a procesului, pot fi pașii de verificare sau de aprobare.
- Definește indicatorii de performanță. Fiecare proces din organizație are un scop. Indicatorii de performanță ai procesului sunt acei metrici care ne spun dacă procesul nostru a fost realizat cu succes, și-a atins scopul sau nu. Putem vorbi aici despre timpul de realizare a procesului, calitatea livrabilelor, etc.
- Validează procesul cu toate rolurile responsabile. Odată definit un proces, acesta trebuie validat cu toate rolurile care sunt implicate în proces.
- Verifică relația procesului definit cu alte procese. După ce procesul este definit și validat, este bine să verificăm modul în care impactează alte procese, în principal procesele din amonte și din aval.
- Îmbunătățește procesul, atunci când este necesar. În definirea proceselor, scopul principal nu este să definim un proces perfect din prima. Pe măsură ce aplicăm procesul, vom constata că putem îmbunătăți anumiți pași, astfel vom crea o variantă mai bună a proceselor noastre.
Beneficiile unei hărți de proces
Iată câteva beneficii ale hărțiii unui proces:
- Ajută membrii echipelor să înțeleagă care sunt pașii de care sunt responsabili și, de asemenea, au imaginea de ansamblu a procesului
- Harta procesului definește modul în care sunt realizate activitățile dintr-un proces și cum relaționează între ele – care sunt dependentele
- Este ușor de urmărit, fiind o metodă vizuală
- Poate fi folosită cu succes în instruirea persoanelor din echipă
- Ajută la înțelegerea pașilor, care creează blocaje în proces – este un punct de plecare când vrei să optimizezi procesul
- Te ajută să vizualizezi pașii care necesită decizii importante de luat
- Clarifică fluxul de informație (și/sau documente) necesar pentru a trece de la o etapă la alta
Concluzii
Harta proceselor te ajută să înțelegi caracteristicile importante ale unui proces de afacere, oferind posibilitatea de a produce date utile pe care le poți folosi în rezolvarea eficientă a problemelor organizaționale.
În plus, harta unui proces îți permite să găsești răspunsuri strategice la întrebări importante, cu scopul de a-ți îmbunătăți procesele din companie.